Privacybeleid Riforce B.V.

Bij Riforce werken we met mensen. En dus met persoonlijke gegevens. Daar gaan we zorgvuldig mee om. Niet alleen omdat het moet, maar omdat het hoort. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Riforce.

Verantwoordelijkheid

Riforce B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Contactgegevens:
Riforce B.V.
Generaal Eisenhowerplein 111
2288 AG Rijswijk
KvK: 73322520

Wij verwerken persoonsgegevens vanuit twee situaties:

• Gegevens via opdrachtgevers
  Wij ontvangen persoonsgegevens van opdrachtgevers om onze dienstverlening uit te kunnen voeren. Dit gaat bijvoorbeeld om naam- en contactgegevens en andere noodzakelijke informatie die nodig is om een traject goed te begeleiden.
• Gegevens van de cliënt zelf
  Daarnaast ontvangen en verwerken wij gegevens die cliënten zelf met ons delen tijdens een traject, zoals bij re-integratie of loopbaanbegeleiding. Deze informatie helpt ons om goed inzicht te krijgen en passende begeleiding te bieden.

Voor wie geldt dit beleid?

Dit privacybeleid geldt voor iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken.

• cliënten
• opdrachtgevers
• contactpersonen en andere betrokkenen

Het is van toepassing op al onze dienstverlening, zoals re-integratie, outplacement en loopbaanadvies.

Waarom wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens om ons werk goed te kunnen doen. Wij verwerken persoonsgegevens voor:

• begeleiding naar passend werk
• re-integratie en loopbaanadvies
• voldoen aan wet- en regelgeving (zoals de Wet verbetering poortwachter)
• communicatie en rapportage

Altijd met één doel: mensen helpen om weer in beweging te komen richting werk.

Op basis waarvan wij dat doen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst
• wettelijke verplichting
• toestemming van de betrokkene
• gerechtvaardigd belang

Bijzondere persoonsgegevens

Binnen onze dienstverlening verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over arbeidsmogelijkheden of belastbaarheid. Dit doen wij uitsluitend:

• als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.
• En op basis van een geldige wettelijke grondslag of expliciete toestemming.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel.

Denk aan:

• naam, adres en contactgegevens
• werkervaring en CV
• gegevens over belastbaarheid en mogelijkheden
• Arbeidsdeskundige rapportages
• Testresultaten
• trajectinformatie en gespreksverslagen
• communicatie (zoals e-mails)

Hoe wij omgaan met jouw gegevens

Toegang tot persoonsgegevens

Alleen medewerkers die betrokken zijn bij jouw traject of bij de kwaliteit van onze dienstverlening hebben toegang.

Dat zijn:

• jouw adviseur
• kwaliteitsmedewerker
• backoffice
• regiomanager
• directie

Iedereen werkt vertrouwelijk en zorgvuldig.

Verstrekking aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen indien noodzakelijk

• voor uitvoering van de dienstverlening
• wanneer dit wettelijk verplicht is
• of met toestemming van de betrokkene

Met externe partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen. Wij verstrekken geen gegevens buiten de EU.

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen concrete maatregelen om gegevens te beschermen:

• toegang tot systemen via twee-factor-authenticatie (2FA)
• gebruik van een ISO 27001-gecertificeerd cliëntvolgsysteem
• beperkte toegangsrechten per rol
• beveiligde opslag en back-ups
• periodieke controles en audits

Daarnaast evalueren en verbeteren wij onze beveiligingsmaatregelen continu. Zo zorgen we dat jouw gegevens veilig zijn en blijven.

Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig.

• tijdens het traject: zolang nodig
• na afronding: maximaal 2 jaar, tenzij wetgeving anders vereist

Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

Jouw rechten

Je hebt altijd regie over je eigen gegevens. Je kunt:

• je persoonsgegevens inzien
• gegevens laten aanpassen
• gegevens laten verwijderen
• bezwaar maken tegen verwerking
• toestemming intrekken

Wil je jouw gegevens inzien of heb je een vraag? Mail ons via feedback@riforce.nl. We helpen je stap voor stap verder.

Vragen of klachten

Heb je een vraag over privacy of ben je ergens niet zeker over? Laat het ons weten via feedback@riforce.nl

Komen we er samen niet uit? Dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Datalekken

In het geval van een datalek handelen wij conform de geldende wet- en regelgeving.

Indien nodig melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen.

Hoe wij dit reglement borgen

Privacy is bij Riforce geen los document. Het is onderdeel van hoe wij werken. Daarom zorgen we dat:

• medewerkers dit beleid kennen en toepassen
• medewerkers werken met geheimhouding
• cliënten vooraf worden geïnformeerd over dit beleid
• we werken volgens de AVG en Keurmerk-normen
• we onszelf blijven toetsen en verbeteren via audits