Klachtenreglement Riforce B.V.

Een klacht? Laat het ons weten

Bij Riforce werken we iedere dag met mensen die zich in een periode van verandering bevinden. Dan is een open, duidelijke en respectvolle samenwerking belangrijk.
Toch kan het gebeuren dat u niet tevreden bent over onze dienstverlening of de manier waarop u bent behandeld. Laat het ons weten. We nemen klachten serieus. Niet alleen om samen tot een oplossing te komen, maar ook om ervan te leren.

Wat verstaan we onder een klacht?

Een klacht is een uiting van onvrede over:

de uitvoering van onze dienstverlening;
de manier waarop u bent behandeld door een medewerker van Riforce;
het handelen of de communicatie van iemand die namens Riforce werkzaamheden uitvoert.

Voor wie geldt dit reglement?

Dit reglement geldt voor iedereen die met de dienstverlening van Riforce te maken heeft of heeft gehad.

Hoe dient u een klacht in?

U kunt uw klacht bij voorkeur per e-mail indienen via feedback@riforce.nl

Om uw klacht goed te kunnen behandelen, vragen wij u de volgende gegevens mee te sturen:

naam en contactgegevens van de indiener;
naam van de betrokken persoon bij Riforce (indien van toepassing);
een korte omschrijving van uw klacht.

Binnen vijf werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging. Daarbij laten we u ook weten wie uw contactpersoon is. Deze persoon is niet betrokken geweest bij de situatie waarover u een klacht heeft ingediend.

Hoe behandelen wij uw klacht?

Stap 1. We nemen contact met u op
De toegewezen contactpersoon neemt telefonisch contact met u op. We luisteren naar uw verhaal en bespreken eventuele vragen of onduidelijkheden.

Stap 2. We horen beide kanten
We leggen de klacht voor aan de betrokken medewerker. Zo zorgen we voor een zorgvuldige behandeling op basis van hoor en wederhoor.

Stap 3. We beoordelen de situatie
Op basis van alle informatie stellen we een schriftelijke reactie op. Daarin staat onze beoordeling en de uitkomst van de klachtbehandeling.

Stap 4. We bespreken de uitkomst
We bespreken de uitkomst eerst telefonisch met u. Daarna ontvangt u een schriftelijke bevestiging. Bent u het niet eens met de uitkomst? Dan kunt u gebruikmaken van de escalatieprocedure.

Escalatie

Bent u het niet tevreden over de afhandeling van uw klacht? Dan kunt u dat laten weten via feedback@riforce.nl

We nodigen u uit voor een gesprek op een van onze kantoren met een lid van de directie. De uitkomst van dit gesprek leggen we schriftelijk vast.
Heeft uw klacht betrekking op een directielid? Dan schakelen we direct een onafhankelijke externe partij in voor de behandeling van de klacht.

Ons uitgangspunt is altijd om samen tot een oplossing te komen die voor alle betrokkenen acceptabel is.

Lukt dat niet? Dan vragen wij een onafhankelijke externe partij om de klacht te beoordelen en advies uit te brengen.

Termijnen

We streven ernaar uw klacht binnen zes weken af te handelen. Is meer tijd nodig? Dan kunnen wij deze termijn één keer verlengen met maximaal vier weken. Uiteraard informeren wij u daarover tijdig.

Privacy en registratie

Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en verwerken deze volgens de geldende privacywetgeving (AVG).
Uw gegevens worden uitsluitend gedeeld met personen die direct betrokken zijn bij de behandeling van uw klacht.

Het indienen van een klacht heeft geen negatieve gevolgen voor u of de dienstverlening die u ontvangt.

Wij registreren en analyseren klachten om onze dienstverlening te blijven verbeteren en herhaling te voorkomen. Gegevens die betrekking hebben op uw klacht bewaren wij gedurende twee jaar.