Als werkgever ontvang je tijdens een re-integratietraject minimaal één keer per zes weken een voortgangsrapportage van het re-integratiebureau, aangevuld met een eindrapportage na afloop van het traject. Welke rapportages je precies krijgt en hoe vaak, hangt af van de afspraken die je maakt en het type traject dat wordt ingezet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over re-integratierapportages, zodat je als werkgever precies weet wat je kunt verwachten.

Wat staat er precies in een voortgangsrapportage van een re-integratiebureau?

Een voortgangsrapportage van een re-integratiebureau geeft een actueel overzicht van de activiteiten, de voortgang en de bevindingen rondom de re-integratiebegeleiding van je medewerker. De rapportage beschrijft wat er in de afgelopen periode is ondernomen, welke stappen zijn gezet richting nieuw werk en welke belemmeringen eventueel zijn gesignaleerd.

Concreet bevat een voortgangsrapportage doorgaans de volgende onderdelen:

Een samenvatting van de gesprekken en activiteiten in de rapportageperiode
De huidige stand van zaken rondom sollicitaties of loopbaanverkenning
Gesignaleerde kansen of obstakels die de re-integratie beïnvloeden
De geplande acties voor de komende periode

Wat belangrijk is om te weten: de rapportage is informatief van aard, maar respecteert ook de privacy van de medewerker. Medische informatie wordt nooit in de rapportage opgenomen. Wat je als werkgever wel ziet, is de functionele inzetbaarheid en de concrete stappen die richting werk worden gezet. Zo blijf je goed geïnformeerd zonder dat je inzage hebt in informatie die de medewerker niet met jou hoeft te delen. Via moderne online systemen zoals onze kennisbank kun je ook meer lezen over wat je als werkgever precies mag verwachten tijdens een traject.

Hoe vaak ontvang je als werkgever een rapportage tijdens een re-integratietraject?

De frequentie van rapportages tijdens een re-integratietraject is wettelijk niet exact vastgelegd, maar de gangbare praktijk is dat werkgevers minimaal eens per zes tot acht weken een voortgangsrapportage ontvangen. Bij intensievere trajecten of op verzoek van de werkgever kan dit ook maandelijks zijn.

In de praktijk verschilt de rapportagefrequentie per bureau en per type traject. Bij een 2e spoor re-integratietraject is het gebruikelijk dat de werkgever maandelijks of tweemaandelijks wordt bijgepraat over de voortgang. Sommige bureaus bieden daarnaast realtime inzage via een online portaal, zodat je als werkgever niet hoeft te wachten op een formele rapportage om de laatste stand van zaken te kennen. Dit geeft je meer grip op het proces en maakt het eenvoudiger om tijdig bij te sturen als dat nodig is.

Maak bij de start van een traject altijd duidelijke afspraken over de rapportagefrequentie en het format. Zo voorkom je dat je aan het einde van een periode voor verrassingen staat en zorg je dat de rapportages ook daadwerkelijk bruikbaar zijn voor je UWV-dossier.

Wat is het verschil tussen een voortgangsrapportage en een eindrapportage?

Het verschil tussen een voortgangsrapportage en een eindrapportage zit in het doel en het moment: een voortgangsrapportage is een periodiek tussentijds document dat de actuele stand van zaken beschrijft, terwijl een eindrapportage een volledig overzicht geeft van het gehele re-integratietraject na afronding.

Een eindrapportage is uitgebreider en bevat een terugblik op het volledige traject. Daarin staan onder andere de beginsituatie van de medewerker, alle stappen die zijn doorlopen, de bereikte resultaten en een conclusie over de uitkomst van de re-integratiebegeleiding. Als de medewerker een nieuwe baan heeft gevonden, wordt dat uiteraard vermeld. Als het traject niet tot plaatsing heeft geleid, beschrijft de eindrapportage welke inspanningen zijn geleverd en waarom het resultaat is uitgebleven.

De eindrapportage is voor jou als werkgever bijzonder waardevol, omdat het document aantoont dat je als werkgever aan je re-integratieverplichting hebt voldaan. Dit is essentieel als het UWV later vraagt om verantwoording over de geleverde inspanningen tijdens het ziekteverzuim van je medewerker.

Hoe gebruik je re-integratierapportages voor je UWV-dossier?

Re-integratierapportages zijn een onmisbaar onderdeel van je UWV-dossier en vormen het bewijs dat je als werkgever voldoende re-integratie-inspanningen hebt geleverd. Het UWV toetst dit dossier op het moment dat een medewerker na twee jaar ziekte een WIA-uitkering aanvraagt, en onvolledige dossiervorming kan leiden tot een loonsanctie van maximaal een jaar extra loonbetaling.

Bewaar alle voortgangsrapportages en de eindrapportage zorgvuldig als onderdeel van het re-integratiedossier. Dit dossier bevat naast de rapportages ook het plan van aanpak, de evaluaties en de probleemanalyse van de bedrijfsarts. De rapportages van het re-integratiebureau vullen dit dossier aan met concreet bewijs van de ondernomen activiteiten. Let daarbij op het volgende:

Controleer of elke rapportage gedateerd is en de periode duidelijk beschrijft
Zorg dat de rapportages aansluiten op de evaluatiemomenten in het plan van aanpak
Bewaar ook de correspondentie met het re-integratiebureau als aanvullende onderbouwing

Het UWV kijkt niet alleen of er rapportages zijn, maar ook of de beschreven inspanningen tijdig en passend waren. Een goed gedocumenteerd dossier laat zien dat jij als werkgever actief betrokken was bij de re-integratie en dat de begeleiding aansloot bij de situatie van de medewerker. Raadpleeg bij twijfel altijd je HR-adviseur of het re-integratiebureau over de volledigheid van je dossier.

Hoe Riforce helpt bij transparante re-integratiebegeleiding

Bij Riforce begrijpen we dat rapportages niet alleen een formaliteit zijn, maar een essentieel hulpmiddel voor jou als werkgever om grip te houden op het traject en je dossier op orde te houden. Onze aanpak is daarom gericht op duidelijkheid, tijdigheid en praktische bruikbaarheid van alle documentatie.

Wat je van ons kunt verwachten:

Periodieke voortgangsrapportages die aansluiten op de wettelijke vereisten en jouw behoeften
Realtime inzage via ons online systeem, zodat je altijd actueel geïnformeerd bent
Een volledige eindrapportage die bruikbaar is als onderbouwing voor je UWV-dossier
Persoonlijke begeleiding door gecertificeerde re-integratiespecialisten met meer dan 10 jaar ervaring

Wil je weten hoe wij een 2e spoor re-integratietraject voor jouw medewerker kunnen begeleiden? Lees meer over ons of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek. We helpen je graag verder.

Frequently Asked Questions

Mag een medewerker bezwaar maken tegen de inhoud van een re-integratierapportage?

Ja, een medewerker heeft het recht om bezwaar te maken als hij of zij het niet eens is met de inhoud van een rapportage. In de praktijk bespreekt het re-integratiebureau de rapportage bij voorkeur eerst met de medewerker voordat deze naar de werkgever wordt verstuurd. Kom je als werkgever in conflict over de inhoud, dan is het verstandig om dit direct met het re-integratiebureau te bespreken en eventueel een aanvullende toelichting te vragen.

Wat moet ik doen als een voortgangsrapportage te laat of helemaal niet wordt aangeleverd?

Neem bij uitblijven van een rapportage direct contact op met je re-integratiebureau en verwijs naar de afspraken die bij de start van het traject zijn gemaakt. Documenteer deze communicatie zorgvuldig, want het UWV kan bij een WIA-aanvraag vragen waarom bepaalde rapportageperiodes ontbreken in je dossier. Overweeg bij structurele vertragingen om de afspraken schriftelijk te herbevestigen of over te stappen naar een bureau dat wél tijdig rapporteert.

Hoe gedetailleerd mag ik als werkgever vragen dat de rapportages zijn?

Je mag als werkgever vragen om meer detail over de ondernomen activiteiten, de sollicitatiestatus en de geplande acties, zolang dit de privacy van de medewerker niet schendt. Medische informatie, persoonlijke gespreksinhoudenof psychologische bevindingen mogen nooit worden opgenomen. Maak bij de start van het traject concrete afspraken over het gewenste detailniveau, zodat de rapportages direct bruikbaar zijn voor jouw dossiervorming.

Kunnen re-integratierapportages ook digitaal worden aangeleverd en opgeslagen?

Ja, steeds meer re-integratiebureaus bieden digitale rapportages aan via een beveiligd online portaal, wat het beheer van je dossier aanzienlijk vereenvoudigt. Zorg er wel voor dat je de documenten opslaat op een locatie die voldoet aan de AVG-richtlijnen, aangezien rapportages persoonsgegevens van de medewerker bevatten. Digitale opslag heeft als voordeel dat je snel kunt zoeken en documenten eenvoudig kunt delen met bijvoorbeeld je HR-adviseur of arbodienst.

Wat gebeurt er met de rapportages als het re-integratietraject tussentijds wordt stopgezet?

Als een traject voortijdig wordt beëindigd, bijvoorbeeld omdat de medewerker herstelt of zelf een baan vindt, dient het re-integratiebureau een tussentijdse eindrapportage op te stellen die de tot dan toe geleverde inspanningen documenteert. Bewaar deze rapportage samen met alle voortgangsrapportages in je UWV-dossier, ook al is het traject niet volledig afgerond. Het UWV kan namelijk ook bij een vroegtijdige uitstroom vragen om verantwoording van de geleverde re-integratie-inspanningen.

Hoe weet ik of de rapportages van mijn re-integratiebureau kwalitatief goed genoeg zijn voor het UWV?

Een kwalitatief goede rapportage is concreet, gedateerd, periode-specifiek en beschrijft aantoonbare activiteiten zoals sollicitaties, trainingen of loopbaangesprekken. Controleer of de rapportages aansluiten op de evaluatiemomenten in het plan van aanpak en of ze de voortgang meetbaar beschrijven. Twijfel je over de kwaliteit, laat je dossier dan tussentijds controleren door je HR-adviseur of arbodienst, zodat je niet voor verrassingen komt te staan bij de WIA-beoordeling.

Is er een wettelijk vastgestelde bewaartermijn voor re-integratierapportages?

Re-integratierapportages maken deel uit van het re-integratiedossier en vallen onder de bewaarplicht van personeelsdossiers. De gangbare richtlijn is dat je deze documenten minimaal twee jaar na afloop van het dienstverband bewaart, maar in de context van een WIA-traject is het verstandig om de rapportages minimaal vijf jaar te bewaren. Raadpleeg bij twijfel je HR-adviseur of juridisch adviseur over de specifieke bewaartermijnen die gelden voor jouw situatie.

Welke rapportages krijg je als werkgever van een re-integratiebureau?