Een verzuimprotocol is een schriftelijk document waarin je als werkgever vastlegt hoe jij en je medewerkers omgaan met ziekteverzuim: wie doet wat, wanneer, en hoe verloopt de communicatie. Het protocol vormt de praktische leidraad voor verzuimbegeleiding binnen je organisatie en helpt je te voldoen aan de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen en toepassen van een verzuimprotocol.

Wat moet er verplicht in een verzuimprotocol staan?

Een verzuimprotocol moet minimaal de ziekmelding, de verzuimbegeleiding, de contactmomenten en de verantwoordelijkheden van zowel werkgever als werknemer beschrijven. Hoewel de wet geen vaste indeling voorschrijft, zijn er inhoudelijke onderdelen die je niet kunt missen als je wilt voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom verzuimbegeleiding.

De volgende elementen horen in elk goed verzuimprotocol thuis:

De procedure voor ziekmelding: hoe en wanneer meldt een medewerker zich ziek, en bij wie
De contactmomenten tijdens verzuim: wanneer neemt de werkgever contact op en wat wordt er besproken
De rol van de bedrijfsarts en wanneer een medewerker wordt doorverwezen
De rechten en plichten van de medewerker, zoals medewerking aan re-integratie

Naast deze basisonderdelen is het verstandig om ook de procedure rondom het plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie en eventuele stappen bij het 2e spoor op te nemen. Zo weet iedereen in jouw organisatie precies wat er van hem of haar verwacht wordt, zonder dat er ruimte is voor misverstanden.

Hoe stel je een verzuimprotocol op als werkgever?

Je stelt een verzuimprotocol op door te beginnen met de wettelijke kaders, vervolgens de interne procedures te beschrijven en het document te laten aansluiten op de praktijk van jouw organisatie. Een protocol dat alleen op papier bestaat maar niet wordt nageleefd, biedt geen bescherming en helpt je medewerkers niet verder.

Praktisch gezien start je met het in kaart brengen van de huidige aanpak: hoe verloopt een ziekmelding nu, wie neemt contact op en wanneer? Daarna vertaal je dit naar een heldere, stapsgewijze beschrijving. Gebruik begrijpelijke taal zodat ook medewerkers zonder juridische achtergrond het protocol kunnen lezen en begrijpen.

Betrek bij het opstellen ook de bedrijfsarts en eventueel een HR-adviseur. Zij kennen de valkuilen in de verzuimbegeleiding en kunnen helpen om het protocol te toetsen aan de Wet verbetering poortwachter. Vergeet niet om het protocol te delen met alle medewerkers, bijvoorbeeld via het personeelshandboek of intranet, en het regelmatig te actualiseren. Meer achtergrondkennis over dit soort thema’s vind je in onze kennisbank.

Wat is het verschil tussen een verzuimprotocol en verzuimbeleid?

Het verzuimbeleid beschrijft de visie en doelstellingen van de organisatie op het gebied van verzuim, terwijl het verzuimprotocol de concrete procedures en stappen uitwerkt die voortvloeien uit dat beleid. Kort gezegd: het beleid zegt waarom en wat, het protocol zegt hoe.

Verzuimbeleid gaat over de bredere keuzes die je als organisatie maakt: hoe kijk je aan tegen verzuim, welke preventieve maatregelen neem je, en welke doelstellingen stel je jezelf? Het protocol is de operationele uitwerking daarvan. Het beschrijft de exacte stappen die worden gezet zodra een medewerker zich ziekmeldt.

Beide documenten vullen elkaar aan. Een sterk verzuimbeleid zonder een duidelijk protocol leidt tot onduidelijkheid in de praktijk. Een protocol zonder onderliggende beleidsvisie mist richting en samenhang. Voor een effectieve aanpak van verzuim heb je allebei nodig.

Wat zijn de gevolgen als je geen verzuimprotocol hebt?

Als je als werkgever geen verzuimprotocol hebt, loop je het risico dat je niet voldoet aan de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter, wat kan leiden tot een loonsanctie van het UWV. Bovendien vergroot het ontbreken van duidelijke afspraken de kans op langdurig verzuim en onnodige conflicten.

Een loonsanctie houdt in dat je verplicht wordt het loon van de zieke medewerker een jaar langer door te betalen, bovenop de al verplichte twee jaar. Dit is een kostbare consequentie die in veel gevallen voorkomen kan worden met een goed ingericht protocol en een actieve aanpak van verzuimbegeleiding.

Naast financiële risico’s heeft het ontbreken van een protocol ook gevolgen voor de medewerker. Zonder duidelijke structuur weet een zieke werknemer niet wat er van hem verwacht wordt, wat onzekerheid en stress vergroot. Dat vertraagt het herstel en maakt re-integratie lastiger. Een helder protocol beschermt dus niet alleen de werkgever, maar ondersteunt ook de medewerker in een kwetsbare periode. Lees hoe andere werkgevers dit ervaren via onze klantervaringen.

Hoe Riforce helpt bij verzuimbegeleiding en re-integratie

Wanneer verzuim langdurig wordt en terugkeer naar de eigen functie niet meer realistisch is, bieden wij als Riforce concrete ondersteuning. Met meer dan tien jaar ervaring in re-integratie en loopbaanbegeleiding helpen wij werkgevers en medewerkers verder, ook als een situatie complex is.

Onze aanpak bij 2e spoor re-integratie omvat onder andere:

Een uitgebreide verkenningsfase met loopbaan- en persoonlijkheidstests
Een persoonlijk profiel met motiverende factoren en eventuele belemmeringen
Realtime inzage voor werkgevers in de voortgang via ons online systeem
Begeleiding door gecertificeerde re-integratiespecialisten met oog voor de mens achter het dossier

Wij werken vanuit een holistische benadering: niet alleen gericht op het vinden van een baan, maar op het vinden van werk dat echt bij de persoon past. Zo creëren we duurzaam perspectief voor zowel de medewerker als de werkgever. Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem contact met ons op of lees meer over ons.

Een offerte op maat voor jouw situatie?

Vertel ons kort waar je ondersteuning bij zoekt. We denken graag mee over een passende aanpak.

Vraag een offerte aan

Frequently Asked Questions

Hoe vaak moet je een verzuimprotocol actualiseren?

Het is verstandig om je verzuimprotocol minimaal eens per jaar te reviewen en bij te werken, bijvoorbeeld na wijzigingen in de wetgeving, interne organisatieveranderingen of evaluaties van het verzuimbeleid. Denk ook aan updates wanneer je werkt met een nieuwe bedrijfsarts of arbodienst, of wanneer de praktijk uitwijst dat bepaalde procedures niet goed werken. Een verouderd protocol kan bij een UWV-controle alsnog tot problemen leiden, ook al heb je er ooit veel zorg in gestoken.

Moet een verzuimprotocol worden goedgekeurd door de ondernemingsraad?

Ja, als jouw organisatie een ondernemingsraad (OR) heeft, is instemming van de OR vereist bij het vaststellen of wijzigen van een verzuimprotocol, omdat het valt onder de regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim (artikel 27 WOR). Zorg er daarom voor dat je de OR tijdig betrekt bij het opstellen of aanpassen van het protocol. Dit voorkomt niet alleen juridische problemen, maar vergroot ook het draagvlak onder medewerkers.

Wat doe je als een medewerker weigert mee te werken aan de re-integratie?

Als een medewerker zonder gegronde reden weigert mee te werken aan re-integratie, mag je als werkgever de loondoorbetaling stopzetten nadat je de medewerker schriftelijk hebt gewaarschuwd. Het is cruciaal dat je deze stappen zorgvuldig en gedocumenteerd doorloopt, bij voorkeur in overleg met de bedrijfsarts en een HR- of juridisch adviseur. Een duidelijk verzuimprotocol helpt hierbij, omdat het de wederzijdse verplichtingen van tevoren helder vastlegt en discussie achteraf beperkt.

Geldt een verzuimprotocol ook voor kleine bedrijven zonder HR-afdeling?

Ja, de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter gelden voor alle werkgevers, ongeacht de grootte van de organisatie. Voor kleine bedrijven zonder HR-afdeling is een helder en beknopt protocol juist extra waardevol, omdat het houvast biedt zonder dat je elke keer opnieuw moet uitzoeken wat de juiste stappen zijn. Je kunt je hierbij laten ondersteunen door een externe arbodienst, bedrijfsarts of re-integratiespecialist zoals Riforce.

Wat is het verschil tussen eerste spoor en tweede spoor re-integratie, en wanneer start je met het tweede spoor?

Eerste spoor re-integratie richt zich op terugkeer van de medewerker bij de eigen werkgever, in de eigen of een aangepaste functie. Tweede spoor re-integratie komt in beeld wanneer terugkeer naar de eigen werkgever niet realistisch is en de medewerker wordt begeleid naar een nieuwe baan buiten de organisatie. Je bent als werkgever verplicht om uiterlijk in het tweede ziektejaar te starten met het tweede spoor als het eerste spoor onvoldoende perspectief biedt — te laat beginnen is een veelgemaakte fout die kan leiden tot een loonsanctie van het UWV.

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers het verzuimprotocol daadwerkelijk kennen en naleven?

Een protocol dat in een la verdwijnt, heeft geen waarde. Zorg voor actieve communicatie bij introductie van het protocol, bijvoorbeeld via een teambespreking, een toelichting in het personeelshandboek en een toegankelijke versie op het intranet. Laat nieuwe medewerkers bij indiensttreding expliciet kennismaken met het protocol en vraag hen dit te bevestigen, zodat je kunt aantonen dat iedereen op de hoogte is gesteld.

Kan een medewerker bezwaar maken tegen afspraken in het verzuimprotocol?

Een medewerker kan bezwaar maken als afspraken in het protocol in strijd zijn met de wet, de cao of redelijkheid en billijkheid. In de praktijk is het verstandig om bij het opstellen van het protocol ruimte te bieden voor vragen en feedback, zodat eventuele bezwaren vroeg worden gesignaleerd. Wanneer er toch een geschil ontstaat over de toepassing van het protocol, kan de bedrijfsarts of een mediator helpen om tot een werkbare oplossing te komen.

Hoe werkt een verzuimprotocol en wat moet erin staan als werkgever?