Een medewerker begeleiden naar een nieuwe baan is een zorgvuldige stap die vraagt om de juiste voorbereiding. Of het nu gaat om een reorganisatie, een langdurig conflict of een situatie waarbij een functie wegvalt: een goed opgezet outplacementtraject maakt het verschil voor zowel de medewerker als de organisatie. In dit artikel lees je precies hoe je dat aanpakt, van de eerste voorbereidingen tot aan de start van de begeleiding.

Een outplacementtraject opzetten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste stappen en een heldere aanpak zorg je ervoor dat de medewerker snel en goed geholpen wordt, en dat jij als werkgever voldoet aan je zorgplicht.

Wat je vooraf moet regelen als werkgever

Voordat je een outplacementtraject in gang zet, zijn er een aantal zaken die je als werkgever op orde moet hebben. Een goede voorbereiding voorkomt vertraging en zorgt ervoor dat de medewerker zo snel mogelijk de juiste begeleiding krijgt.

Controleer allereerst de arbeidsrechtelijke situatie. Wat staat er in de arbeidsovereenkomst of cao over outplacement? In sommige situaties is het aanbieden van outplacement een wettelijke verplichting of onderdeel van een sociaal plan. Leg de afspraken altijd schriftelijk vast, bij voorkeur in de vaststellingsovereenkomst of het ontslagdossier.

Controleer of outplacement verplicht is via cao of sociaal plan
Leg de afspraken over het traject schriftelijk vast
Bepaal het budget en wie de kosten draagt
Zorg dat de medewerker tijdig geïnformeerd wordt over zijn of haar rechten

Bespreek het traject ook open met de medewerker zelf. Draagvlak en vertrouwen aan het begin maken de samenwerking met een outplacementbureau een stuk effectiever. Hoe eerder je dit gesprek voert, hoe sneller de medewerker aan de slag kan met zijn of haar nieuwe toekomst.

Kies de juiste outplacementvorm voor de situatie

Niet elk outplacementtraject is hetzelfde. De juiste keuze hangt af van de situatie van de medewerker, de beschikbare tijd en het gewenste niveau van begeleiding. Denk na over wat de medewerker nodig heeft om succesvol een volgende stap te zetten.

Een kortdurend traject is geschikt wanneer de medewerker al een duidelijk richtingsgevoel heeft en vooral praktische ondersteuning nodig heeft bij solliciteren, cv-schrijven en netwerken. Dit type traject heeft een doorlooptijd van maximaal drie maanden en is gericht op concrete actie. Voor medewerkers die meer begeleiding nodig hebben, zoals mensen die al langer uit de arbeidsmarkt zijn of een fundamentele carrièreswitch overwegen, is een intensiever traject met persoonlijke coaching en doorlopend advies een betere keuze. Daarbij is het verstandig te kiezen voor een traject met trajectgarantie: de begeleiding stopt pas wanneer de medewerker daadwerkelijk een passende baan heeft gevonden.

Voor executives en senior professionals bestaat er bovendien een uitgebreidere variant die toegang biedt tot een breed internationaal netwerk van bureaus en gespecialiseerde loopbaantests. Stem de keuze altijd af op het profiel en de wensen van de medewerker, niet alleen op het budget.

Start het traject in drie concrete stappen

Als de voorbereiding klaar is en de juiste trajectvorm is gekozen, is het tijd om het traject daadwerkelijk op te starten. Dit gaat sneller dan veel werkgevers verwachten: een traject kan doorgaans binnen vijf werkdagen van start gaan.

Neem contact op met een outplacementbureau en bespreek de situatie, de wensen van de medewerker en het gewenste type traject. Een eerste gesprek is vrijblijvend en geeft je snel inzicht in de mogelijkheden.
Stel samen met het bureau een intakeafspraak in voor de medewerker. Tijdens deze intake worden de persoonlijke situatie, ambities en behoeften in kaart gebracht. Dit vormt de basis van het maatwerktraject.
Bevestig de afspraken schriftelijk, inclusief de duur van het traject, de kosten en de contactpersoon bij het bureau. Zorg dat de medewerker één vaste begeleider krijgt, zodat er een vertrouwensband kan ontstaan.

Controleer na de eerste weken of de medewerker tevreden is met de begeleiding en of het traject op schema ligt. Een korte check-in met het bureau is voldoende om te verifiëren dat alles goed loopt. Meer uitgebreide informatie over outplacement en aanverwante onderwerpen vind je in onze kennisbank.

Een offerte op maat voor jouw situatie?

Vertel ons kort waar je ondersteuning bij zoekt. We denken graag mee over een passende aanpak.

Vraag een offerte aan

Veelgemaakte fouten bij het opstarten van outplacement

Zelfs met de beste bedoelingen gaat het opstarten van een outplacementtraject soms mis. Door de meest voorkomende valkuilen te kennen, voorkom je onnodige vertraging en frustratie voor alle betrokkenen.

Een veelgemaakte fout is wachten met het starten van het traject. Hoe eerder de medewerker begeleiding krijgt, hoe groter de kans op een snelle en succesvolle overgang naar een nieuwe baan. Wachten tot alle juridische zaken zijn afgehandeld is niet nodig: outplacement en juridische procedures kunnen prima naast elkaar lopen. Een andere fout is het kiezen van een traject puur op basis van de laagste prijs. Een goedkoop traject zonder trajectgarantie kan uiteindelijk duurder uitpakken als de medewerker langer werkloos blijft dan nodig. Kies altijd voor kwaliteit die past bij de situatie.

Tot slot: betrek de medewerker actief bij de keuze voor het traject. Outplacement werkt alleen als de medewerker er zelf ook in gelooft en gemotiveerd aan de slag gaat. Zorg dat het traject aansluit bij zijn of haar wensen en ambities, niet alleen bij wat administratief handig is voor de organisatie.

Hoe Riforce helpt bij een professioneel outplacementtraject

Riforce is een gespecialiseerde dienstverlener met meer dan tien jaar ervaring in outplacement, re-integratie en loopbaanadvies. We begeleiden dagelijks werknemers naar een nieuwe werkplek waar zij weer energie en werkgeluk ervaren. Onze aanpak is persoonlijk, praktisch en gericht op duurzame resultaten.

We bieden drie outplacementtrajecten aan die aansluiten bij uiteenlopende situaties en behoeften:

Compact: een korte, gerichte begeleiding met een doorlooptijd van maximaal drie maanden
Compleet: een volledig traject met trajectgarantie en een vaste loopbaanadviseur
Compleet Plus: uitgebreide begeleiding voor executives en senior professionals, met toegang tot een internationaal netwerk van meer dan dertig bureaus

Een traject bij ons start binnen vijf werkdagen. Elke medewerker werkt samen met één vaste loopbaanadviseur en krijgt begeleiding op maat. Lees wat andere werkgevers en medewerkers over ons zeggen op onze ervaringspagina. Wil je weten welke aanpak het beste past bij jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Je kunt ook meer lezen over onze werkwijze en achtergrond op de over-ons-pagina.

Frequently Asked Questions

Hoe lang duurt een outplacementtraject gemiddeld?

De duur van een outplacementtraject verschilt per situatie en gekozen trajectvorm. Een compact traject duurt maximaal drie maanden, terwijl een intensiever traject met trajectgarantie doorloopt totdat de medewerker daadwerkelijk een nieuwe passende baan heeft gevonden. Gemiddeld vinden medewerkers binnen drie tot zes maanden een nieuwe functie, maar dit hangt sterk af van de arbeidsmarkt, het beroepsniveau en de motivatie van de medewerker zelf.

Wat als de medewerker het outplacementtraject weigert?

Een medewerker kan niet worden verplicht om deel te nemen aan een outplacementtraject. Toch is het verstandig om goed in gesprek te gaan over de voordelen en eventuele bezwaren serieus te nemen. Als de weerstand voortkomt uit wantrouwen of onzekerheid, kan een vrijblijvend kennismakingsgesprek met het outplacementbureau vaak al veel drempels wegnemen. Leg in ieder geval altijd schriftelijk vast dat je het aanbod hebt gedaan, zodat je als werkgever kunt aantonen dat je aan je zorgplicht hebt voldaan.

Mag een outplacementtraject al starten vóórdat de vaststellingsovereenkomst is getekend?

Ja, dat is zeker mogelijk en vaak zelfs aan te raden. Outplacement en de juridische afhandeling van het ontslag kunnen prima naast elkaar lopen. Vroeg starten met begeleiding vergroot de kans op een snelle en succesvolle overgang naar een nieuwe baan. Bespreek dit wel duidelijk met de medewerker en leg de financiële afspraken vast, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat over wie de kosten draagt.

Hoe kies ik een betrouwbaar outplacementbureau?

Let bij de keuze van een outplacementbureau op ervaring in de branche, de beschikbaarheid van een vaste begeleider per medewerker en de aanwezigheid van een trajectgarantie. Vraag ook naar concrete resultaten en referenties van eerdere trajecten. Bureaus die transparant zijn over hun aanpak en werkwijze, en die de intake serieus nemen, bieden doorgaans de meeste meerwaarde voor zowel de medewerker als de organisatie.

Zijn de kosten van outplacement fiscaal aftrekbaar voor de werkgever?

In de meeste gevallen zijn de kosten van een outplacementtraject fiscaal aftrekbaar als zakelijke kosten, omdat ze direct verband houden met de bedrijfsvoering en personeelsbeleid. Bovendien zijn vergoedingen voor outplacement onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van loonbelasting voor de medewerker. Het is raadzaam om dit te bespreken met je accountant of belastingadviseur, zodat je optimaal gebruikmaakt van de beschikbare fiscale mogelijkheden.

Wat als de medewerker halverwege het traject een andere richting wil inslaan?

Een goed outplacementbureau speelt flexibel in op veranderende wensen en inzichten van de medewerker. Het is juist de taak van de loopbaanadviseur om de medewerker te helpen zijn of haar ambities scherp te krijgen, ook als die gedurende het traject verschuiven. Bespreek eventuele wijzigingen tijdig met het bureau, zodat het maatwerktraject bijgesteld kan worden zonder dat dit ten koste gaat van de voortgang of het einddoel.

Hoe houd ik als werkgever zicht op de voortgang zonder de privacy van de medewerker te schenden?

Het is gebruikelijk dat het outplacementbureau de werkgever op hoofdlijnen informeert over de voortgang van het traject, zonder inhoudelijke of persoonlijke details te delen. Spreek vooraf duidelijk af welke informatie wordt teruggekoppeld en op welke momenten. Zo blijf je als werkgever op de hoogte zonder de vertrouwensrelatie tussen de medewerker en zijn of haar loopbaanadviseur te verstoren.

Hoe start ik een outplacementtraject voor een medewerker?