Bel en krijg direct advies! 088 304 1404
Bekijk één van onze 24 vestigingen
Als werkgever kun je te maken krijgen met meerdere medewerkers die tegelijkertijd in een re-integratietraject zitten. Dat vraagt om overzicht, structuur en heldere communicatie. Zonder een goede aanpak glippen deadlines door je vingers, raken verantwoordelijkheden versnipperd en loop je het risico op sancties vanuit het UWV. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je grip houdt op meerdere lopende re-integratietrajecten, zodat je als werkgever aan je verplichtingen voldoet én je medewerkers de begeleiding krijgen die ze nodig hebben.
De Wet verbetering poortwachter legt werkgevers duidelijke verplichtingen op rondom re-integratie. Bij meerdere trajecten tegelijk wordt het bewaken van die verplichtingen al snel complex. Met de juiste structuur maak je van die complexiteit een beheersbaar proces.
Breng alle lopende trajecten in één overzicht
Begin met het centraliseren van alle informatie. Zolang trajecten verspreid staan over losse e-mails, agenda-items en papieren dossiers, heb je geen werkelijk overzicht. Maak een centraal overzicht, of dat nu een gedeeld spreadsheet, een HR-systeem of een projecttool is, waarin elk lopend re-integratietraject een eigen regel of kaart krijgt.
Zorg dat dit overzicht minimaal de volgende informatie bevat voor elke medewerker:
- Naam medewerker en startdatum van het verzuim
- Fase van het traject (1e spoor, 2e spoor of beide)
- Eerstvolgende wettelijke deadline of evaluatiemoment
- Betrokken partijen zoals bedrijfsarts, re-integratiebureau of casemanager
Controleer na het inrichten of het overzicht klopt door elk traject langs te lopen en te vergelijken met de actuele dossiers. Je merkt meteen waar informatie ontbreekt of verouderd is. Dat zijn de trajecten die direct aandacht nodig hebben.
Stel vaste contactmomenten en rapportageritmes in
Met een overzicht op orde is de volgende stap het inrichten van een vaste structuur voor communicatie en rapportage. Ad-hoc contact werkt niet als je meerdere trajecten bewaakt. Plan vaste momenten in waarop je de voortgang per traject bespreekt, zowel intern met je eigen team als extern met de betrokken begeleiders of specialisten.
Werk met een vast ritme, bijvoorbeeld maandelijks een voortgangscheck per traject en een kwartaalrapportage voor het totaalplaatje. Stel ook in dat je automatisch een signaal krijgt wanneer een deadline nadert. Bij 2e spoortrajecten is het bijzonder handig als je via een online systeem realtime inzage hebt in sollicitatieactiviteiten en voortgang van de medewerker, zodat je niet afhankelijk bent van handmatige updates.
Leg de afspraken over contactmomenten schriftelijk vast. Zo voorkom je dat afspraken verworden tot vrijblijvende intenties en houd je iedereen scherp op zijn of haar rol in het proces.
Verdeel verantwoordelijkheden duidelijk per traject
Een veelgemaakte fout is dat iedereen denkt dat iemand anders het bijhoudt. Voorkom dat door per traject expliciet vast te leggen wie waarvoor verantwoordelijk is. Denk hierbij aan de interne casemanager, de contactpersoon richting de bedrijfsarts en degene die de communicatie met het re-integratiebureau verzorgt.
Werk met een eenvoudige taakverdeling per traject:
- Wie bewaakt de wettelijke deadlines en het poortwachtersdossier?
- Wie is het eerste aanspreekpunt voor de medewerker?
- Wie coördineert de externe begeleiding?
Zorg dat deze verdeling zichtbaar is in je centrale overzicht. Wanneer iemand intern van rol wisselt of vertrekt, is direct duidelijk welk traject overgedragen moet worden. Zo valt er niets tussen wal en schip, ook niet bij drukte of personeelswisselingen.
Signaleer knelpunten vroeg en stuur tijdig bij
Grip houden betekent niet alleen bijhouden wat er al gebeurd is, maar ook vroeg zien wat er mis dreigt te gaan. Bouw daarom een signaleringsfunctie in je overzicht. Markeer trajecten waarbij de voortgang stagneert, waarbij de medewerker minder actief is dan verwacht of waarbij een deadline binnen zes weken valt zonder dat er actie is ondernomen.
Reageer op die signalen direct. Neem contact op met de betrokken begeleider, bespreek intern wat er nodig is en pas het plan van aanpak aan als de situatie daarom vraagt. Vroeg bijsturen is altijd goedkoper dan achteraf herstellen, zowel in tijd als in juridisch risico.
Vergeet ook de menselijke kant niet. Een medewerker die vastloopt in een re-integratietraject heeft vaak meer nodig dan een administratief vinkje. Een kort gesprek op het juiste moment kan het verschil maken tussen een traject dat stilvalt en een medewerker die weer stappen zet.
Hoe wij helpen bij overzicht en regie op re-integratietrajecten
Als je meerdere trajecten tegelijk beheert, is een betrouwbare partner die structuur en regie meebrengt geen luxe maar een praktische noodzaak. Bij Riforce begeleiden we werkgevers en medewerkers dagelijks door complexe re-integratieprocessen, met name bij het 2e spoor. We nemen de uitvoering uit handen en geven werkgevers via ons online systeem Rapasso realtime inzage in de voortgang van elk traject.
Concreet bieden we bij een 2e spoor re-integratietraject het volgende:
- Een uitgebreide verkenning van passend werk via loopbaan- en persoonlijkheidstests
- Een persoonlijk profiel met motiverende factoren en een concreet zoekprofiel
- Actieve begeleiding door gecertificeerde re-integratiespecialisten met meer dan 10 jaar ervaring
- Realtime inzage in sollicitatieactiviteiten via ons online systeem Rapasso
Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen bij lopende trajecten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Of lees eerst meer over onze werkwijze en de ervaringen van andere werkgevers via onze klantervaringen en wie we zijn.
Frequently Asked Questions
Hoeveel re-integratietrajecten kan een werkgever realistisch zelf beheren zonder externe hulp?
Dat hangt sterk af van de interne capaciteit en de beschikbare systemen. Bij één of twee trajecten is zelfbeheer vaak nog haalbaar, maar zodra je drie of meer trajecten tegelijk hebt lopen, neemt het risico op gemiste deadlines en versnipperde communicatie snel toe. Vanaf dat punt is het verstandig om te investeren in een gestructureerd HR-systeem of een externe partner die regie en uitvoering uit handen neemt.
Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het beheren van meerdere re-integratietrajecten?
De meest voorkomende fouten zijn onduidelijke taakverdeling (waardoor niemand zich echt verantwoordelijk voelt), het ontbreken van een centraal overzicht en te laat reageren op signalen dat een traject stagneert. Een andere veelgemaakte fout is het niet schriftelijk vastleggen van afspraken, waardoor verantwoordelijkheden vervagen en het UWV bij een loondoorbetalingsgeschil geen bewijs van voldoende inspanning ziet.
Welke wettelijke deadlines mag ik als werkgever absoluut niet missen tijdens een re-integratietraject?
Binnen de Wet verbetering poortwachter zijn er een aantal cruciale momenten: de probleemanalyse door de bedrijfsarts (uiterlijk week 6), het opstellen van het Plan van Aanpak (uiterlijk week 8), de eerstejaarsevaluatie (week 52) en het re-integratieverslag (uiterlijk week 91). Het missen van deze deadlines kan leiden tot een loonsanctie van het UWV, waarbij je als werkgever verplicht wordt het loon maximaal 52 weken langer door te betalen.
Wanneer is het verplicht om een 2e spoortraject op te starten, en hoe weet ik of het moment juist is?
Een 2e spoortraject moet worden opgestart zodra duidelijk is dat de medewerker niet meer kan terugkeren in de eigen functie of een vergelijkbare functie binnen jouw organisatie. Dit wordt doorgaans beoordeeld op basis van het advies van de bedrijfsarts, bij voorkeur al vroeg in het eerste ziektejaar. Te lang wachten met het opstarten van het 2e spoor is een van de meest voorkomende redenen voor een UWV-sanctie, dus bij twijfel is eerder handelen altijd beter dan later.
Hoe ga ik om met een medewerker die weinig medewerking verleent aan het re-integratietraject?
Begin altijd met een persoonlijk gesprek om te achterhalen wat de oorzaak is van de terughoudendheid, want dat kan variëren van angst of onzekerheid tot een meningsverschil over de aanpak. Leg alle afspraken en waarschuwingen schriftelijk vast en informeer de medewerker duidelijk over de mogelijke gevolgen van onvoldoende medewerking, zoals een loonstop. Schakel indien nodig de bedrijfsarts of een mediator in om het gesprek vlot te trekken, en documenteer alle stappen zorgvuldig in het re-integratiedossier.
Welke tools of systemen zijn geschikt voor het centraal bijhouden van re-integratietrajecten?
De keuze hangt af van de schaal en complexiteit van je organisatie. Een goed ingericht gedeeld spreadsheet (zoals Google Sheets of Excel) kan voor kleine aantallen trajecten volstaan, maar een HR-systeem zoals AFAS, Loket.nl of een gespecialiseerd verzuimplatform biedt meer automatisering en minder kans op menselijke fouten. Bij uitbesteding aan een re-integratiebureau is het een groot voordeel als zij een eigen online systeem aanbieden, zoals Rapasso, waarmee je als werkgever realtime inzage hebt zonder afhankelijk te zijn van handmatige rapportages.
Wat moet ik doen als een re-integratietraject vastloopt en er geen voortgang meer is?
Analyseer eerst samen met de betrokken begeleider en bedrijfsarts wat de oorzaak is van de stagnatie: ligt het aan de medewerker, de gekozen aanpak of externe factoren? Pas vervolgens het Plan van Aanpak formeel aan en leg de nieuwe afspraken schriftelijk vast. Als de samenwerking met de huidige re-integratiepartner niet werkt, is het overstappen naar een andere aanbieder een reële optie, zolang je dit goed documenteert en de continuïteit van het dossier borgt.